Formål:
Norsk lydarkivkonferanse skal være en møteplass for samarbeid, kunnskapsutvikling og kulturpolitisk arbeid.
Konferansen har som mål å:
– styrke den faglige kontakten mellom norske lydarkiv, bibliotek og museer.
– styrke og utvikle kunnskap om norske lydfestinger.
– bidra til at norske lydfestinger blir sikret på en forsvarlig måte.
– bidra til å gjøre norske lydfestinger tilgjengelig for publikum.
– formidle kunnskap om bruk av ny teknologi.
– følge opp arbeidet med «Verneplan for norske lydfestinger» (1997).
Deltakere:
Konferansen er åpen for offentlige og private institusjoner, og enkeltpersoner som har innsamling og bevaring av norske lydfestinger og/eller formidling av norske lydfestinger som arbeidsfelt.
Tidspunkt:
Som hovedregel arrangeres konferansen hvert 2. eller 3. år.
Vertsinstitusjon:
Norsk lydarkivkonferanse arrangeres i tilknytning til, og i samarbeid med en av de nasjonale institusjonene på området. Denne institusjonen står som vertsinstitusjon for konferansen. Konferansen rullerer mellom ulike vertsinstitusjoner og på hver konferanse utpekes vertsinstitusjon for neste konferanse.
Arbeidsutvalg:
Seinest 18 måneder før neste konferanse, skal Norsk musikkbibliotekforening initiere at det nedsettes ett eller flere arbeidsutvalg som har til oppgave å planlegge det faglige innholdet og den praktiske gjennomføringen av neste konferanse. Sammensetningen bør være slik at den avspeiler mangfoldet i typer institusjoner som vil være representert på konferansen. Nasjonalbiblioteket, NRK, Norsk musikkbibliotekforening og minst to fag- eller spesialsamlinger skal alltid være representert.
Valg av personer foretas slik at en sikrer kontinuitet i arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa velger selv leder og andre nødvendige funksjoner.
Økonomi:
Søknader om økonomisk støtte til avvikling av konferansene kanaliseres gjennom vertsinstitusjonen i samarbeid med det lokale arbeidsutvalget. Vertsinstitusjonen fører regnskap for arrangementet og legger fram regnskap for konferansen til orientering. Eventuelle prosjekter som konferansen tar initiativ til kanaliseres gjennom en av institusjonene som deltar på konferansen.
Norsk lydarkivkonferanse besitter oppsparte midler fra tidligere konferanser. Disse midlene skal i hovedsak anvendes for å dekke mindre utgifter i forbindelse med konferansen og samtidig fungere som en garanti for å dekke et evt. underskudd. Annen bruk av midlene skal kanaliseres gjennom det lokale arbeidsutvalget, som så legger fram saken for alle deltakere på neste konferanse. Norsk musikkbibliotekforening er ansvarlig for revisjon av regnskap som vanligvis føres av vertsinstitusjonen. De oppsparte midlene står på bankkonto hos Norsk bibliotekforening.
Nettsider:
Lydarkivkonferansens webadresse er lydarkiv.no som administreres av Norsk musikkbibliotekforening. Det lokale arbeidsutvalget er ansvarlig for å oppdatere websidene mht. program og annen relevant informasjon for neste konferanse.
Gjeldende statutter skal være publisert på lydarkiv.no og endringer skal godkjennes av deltakerne på konferansen.